أولاً:    تتقدم المحاضرة أو المعيدة بطلب الالتحاق ببرنامج الإشراف الخارجي المشترك إلى رئيس القسم الإداري الذي تنتمي له المحاضرة أو المعيدة  لكي يتم عرضه على مجلس القسم والتحقق من ضوابط الالتحاق ببرنامج الإشراف الخارجي المشترك التي تمنع المعيدة والمحاضرة من الابتعاث الخارجي الكامل .

ثانياً:   يتم الرفع بمن تنطبق عليهن ضوابط الالتحاق ببرنامج الإشراف الخارجي المشترك بتوصية من مجلس القسم الذي تنتمي له المعيدة أو المحاضرة إلى عميد الكلية ليتم عرضها على مجلس الكلية.

ثالثاً:   تعبئة نموذج طلب الموافقة من مجلسي القسم والكلية على الالتحاق ببرنامج الإشراف الخارجي المشترك  هذا الرابط .

رابعاً: يتم الرفع بمن تنطبق عليهن ضوابط الالتحاق ببرنامج الإشراف الخارجي المشترك بتوصية من مجلس الكلية التي تنتمي لها المعيدة أو المحاضرة إلى المشرف العام على البرنامج لعرضها على لجنة مقابلة المتقدمات لعرض توصياتها على اللجنة الدائمة لبرنامج الاشراف الخارجي المشترك لدراسة امكانية الموافقة على الطلب.

خامساً:  إصدار قرار من المشرف العام على البرنامج بالموافقة على الالتحاق ببرنامج الإشراف الخارجي المشترك يوضح فيه:

    1 . أن المعيدة أو المحاضرة لا تفرغ خلال التحاقها بالبرنامج لحين حصولها على قبول من جامعة خارجية ومن ثم يصدر لها قرار اداري لبدء الدراسة في الجامعة الخارجية من إدارة تنمية الموارد البشرية بالجامعة  المبني على اعتماد مدير الجامعة المبني على موافقة اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب بناءً على توصية اللجنة الدائمة للبرنامج المبنية على توصية المشرف العام ومجلسي القسم والكلية للدراسة بالالتحاق بالجامعة الخارجية، ويكون تفرغ الطالبة تفرغاً جزئياً لمدة الدراسة النظامية.

سادساً: تشعر الكلية والقسم والمحاضرة أو المعيدة بالقرار الاداري الصادر من المشرف العام على البرنامج بالموافقة على الالتحاق ببرنامج الإشراف الخارجي المشترك.